Hadirnya teknologi informasi telah merubah kebiasaan hampir semua orang yang pernah menggunakannya atau orang-orang disekitarnya. Teknologi seolah-olah sangat menget ahui apa yang sedang dibutuhkan saat ini. Teknologi Selular hadir untuk memenuhi kebutuhan manusia dalam berkomunikasi, teknologi internet hadir untuk memenuhi kebutuhan data dan informasi, dan banyak lagi teknologi yang disajikan tidak terkecuali hadirnya virtual office untuk mengakomodasi kebutuhan manusia yang mempunyai mobilitas tinggi.
Diawal kelahirannya, virtual office dibangun dalam modul-modul yang diakses secara terpisah. Seseorang yang akan melakukan pertemuan dengan rekan bisnisnya harus mengisi aplikasi to-do yang dibuat secara online ataupun tidak. Lain halnya ketika akan mengirim email, orang tersebut harus juga login dan mengakses aplikasi yang berbeda dalam bentuk webmail ataupun email client yang terpasang dikomputer pribadi. Hal inilah yang mengilhami para pengembang aplikasi perangkat lunak untuk mengembangkan suatu aplikasi yang memungkinkan seorang pengguna melakukan apapun layaknya berada dalam sebuah kantor virtual atau biasa kita sebut sebagai virtual office. Dalam perjalananya penggunaan virtual office sangat banyak kendalanya, mulai dari sulitnya menggabungkan banyaknya account yang terpisah-pisah dalam berbagai modul hingga kebutuhan infrastruktur seperti kebutuhan akan server yang bekapasitas besar dan kebutuhan akan besarnya bandwidth untuk mengakses aplikasi virtual office.
Kolaborasi berbagai aplikasi.
Lahirnya AJAX (asynchronous JavaScript and XM) dan semakin turunnya harga bandwith di dunia khususnya di Indonesia mendorong aplikasi virtual office tumbuh pesat, hampir semua vendor aplikasi perangkat lunak berskala besar membuat dan memamerkan virtual officennya, Microsoft hadir dengan komponen virtual officenya, Google hadir dengan Google Docs, dan juga munculnya berbagai opensource virtual office yang tidak kalah handalnya. Ada yang berbeda dengan virtual office diawal kemunculannnya, kali ini virtual officeOffice Collaboration. digabungkan dengan modul-modul komunikasi dan aplikasi yang dulunya dianggap tidak mungkin. Oleh karena itu saat ini lebih kita kenal sebagai
Office collaboration sendiri merupakan penggabungan antara aplikasi office umum dan aplikasi komunikasi. Office umum meliputi aplikasi yang sering digunakan oleh perkantoran seperti note untuk membuat catatan kecil, word processor untuk mengolah dan mengatur dokumen, presentation tools untuk membuat slide-slide dalam sebuah presentasi sedangkan aplikasi komunikasi meliputi email, pertukaran dokumen secara online, layanan instant messanging hingga video conference untuk melakukan meeting virtual. Uniknya lagi Office Collaboration saat ini didominasi oleh aplikasi-aplikasi yang bersifat online atau web base. Penggunaannyapun tidak lagi sebatas untuk meminimalisir kebutuhan kertas (paperless) tapi sudah mengarah pada sebuah aplikasi yang dapat mengakomodasi layaknya sebuah kantor virtual.
Satu login untuk semua.
Lain dulu lain sekarang, diawal kemunculannya seorang pengguna virtual office harus banyak mengingat username dan password dari tiap-tiap modul yang berbeda, bahkan seorang pengguna harus membuka banyak aplikasi untuk benar-benar mengoptimalkannya, namun saat ini Office Collaboration sudah menggunakan system single sign on yang memungkinkankan satu login untuk semua aplikasi yang disajikan, lebih hebatnya lagi semuanya diakomodasi dalam sebuah layar tampilan. Biasanya, hampir semua office collaboration mempunyai alur yang sama dalam penggunaannya. Diawal login, pengguna akan langsung disuguhkan pada sebuah halaman resume dari berbagai aplikasi yang ada, misalkan informasi banyaknya email yang masuk, history dari percakapan di instan messanging, informasi tentang agenda harian hingga informasi news terkini dari belahan dunia yang uptodate.
Aplikasi-aplikasi baru yang diintegrasikan dengan office collaborationpun sudah tidak sebatas aplikasi kecil lagi, seorang pengguna bisa langsung membukan email, menggunakan IM (instant messaging) dengan protokol komunikasi seperti jabber, bisa melakukan dialing melalui VoIP ataupun dengan aplikasi yang tersambung melalui PABX, pengguna juga dimanjakan dengan terintegrasikannya document sharing yang memungkinkan berbagi dokumen dengan pengguna lain, melakukan video conference, membaca berita terbaru terbaru hasil kolaborasi dengan situs berita terkenal dan banyak lagi aplikasi yang dapat diintegrasikan kedalamnya. Semakin banyaknya fasillitas yang memanjakan pengguna maka aplikasi office colaborationpun harganya semakin mahal apalagi jika kita membuatnya melalui vendor perangkat lunak sesuai dengan kebutuhan kita .Namun semuanya tidak menjadi penghalang untuk memanfaatkan teknologi yang satu ini, opensource bisa menjadi alternatif sebagai office collaboration yang bisa dinikmati.
Opensource Office Collaboration
Disaat vendor besar seperti microsoft menghadirkan Live Docs atapun Collaboration di Office 2007, komunitas opensourcepun tidak ketinggalan dengan membuat aplikasi seperti :
Zimra, aplikasi gratis dan opensource berbasis java yang dikeluarkan Yahoo Company yang dikembangkan untuk aplikasi kolaborasi, aplikasi ini sangat handal dan lengkap fasilitasnya, bahkan tersedia untuk pengguna mobile device seperti blackberry dan smartphone apalagi Zimra dihadirkan dengan desain yang nyaman berbasis Ajax sehingga pengguna merasa seperti menjalankan aplikasi dikomputer desktop.
Egroupware, aplikasi berbasis web yang masih menjadi terpopular dikalangan aplikasi collaborasi. www.sourceforge.net, situs komunitas opensource mencatat bahwa aplikasi ini didownload lebih dari 1,75 juta kali sejak dipublish. Hampir semua kebutuhan paperless office kita bisa diakomodasi oleh aplikasi ini.
Masih banyak aplikasi office collaboration berbasis opensource yang dapat kita gunakan, yang terpenting adalah bagaimana kita memaksimalkan fitur yang ada untuk mendukung aktifitas bisnis, belajar dan aktifitas lainnya. Tertantang untuk mencoba ?
